Lối sống bận rộn ngày nay có thể vắt kiệt sức những ai đang nắm giữ các vị trí lãnh đạo. Buổi gặp gỡ cựu sinh viên RMIT với tiêu đề “Ứng dụng nguyên tắc Six Sigma trong công việc và cuộc sống” đã thảo luận về cách làm thế nào các lãnh đạo có thể điều hướng bản thân vượt qua guồng quay công việc và cuộc sống.

Đây là buổi giao lưu thứ 22 trong khuôn khổ sự kiện gặp gỡ cựu sinh viên A2A (Alumni-to-Alumni) Circle hằng tháng dành cho cựu sinh viên RMIT và Australia, những người đang giữ các vị trí lãnh đạo cấp cao trong các lĩnh vực khác nhau. Sự kiện thu hút khoảng 40 người tham gia.

Từ khái niệm cơ bản của Six Sigma

Chị Nguyễn Thị Ái Hiền, nguyên Tổng giám đốc Công ty Dịch vụ cung ứng vải linen và Giặt là Cosmo, đã mở đầu sự kiện bằng việc chia sẻ định nghĩa về khái niệm Six Sigma.

Theo cựu sinh viên cao học ngành Quản trị kinh doanh RMIT Việt Nam: “Đây là cách tiếp cận dựa trên dữ liệu, có hệ thống để cải tiến liên tục và tập trung vào khách hàng. Về cơ bản, Six Sigma kêu gọi thay đổi cách suy nghĩ”.

Các nguyên tắc chính của Six Sigma bao gồm: luôn hướng tới khách hàng, đề cao dữ liệu và dữ kiện, quản trị chủ động, cộng tác không có rào cản và hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm.

Chị Hiền nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc luôn hướng tới khách hàng vì “sự hài lòng của khách hàng đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi”.

Sự kiện được điều phối bởi chị Nguyễn Thị Ái Hiền, chuyên gia Green Belt về Six Sigma.

Chị còn giới thiệu phương pháp chính của Six Sigma – DMAIC (xác định, đo lường, phân tích, cải thiện và kiểm soát). DMAIC đại diện cho năm giai đoạn tạo nên toàn bộ quy trình, gồm: xác định vấn đề, hoạt động cải tiến, cơ hội để cải tiến, mục tiêu dự án và những yêu cầu của khách hàng.

Công thức “giảm căng thẳng” DMAIC đã giúp chị cải thiện kinh doanh và giải quyết các vấn đề quan trọng trong công việc cũng như cuộc sống cá nhân.

Chị giải thích: “Đầu tiên, bạn cần xác định vấn đề và đo lường tầm quan trọng của vấn đề đó. Bạn đưa ra càng nhiều dữ liệu càng tốt và sau đó phân tích vấn đề bằng cách sử dụng 5-Whys (năm câu hỏi ‘Tại sao’) vốn được biết đến là công cụ phổ biến nhất trong Six Sigma”.

Để hiểu rõ hơn vấn đề, chị Hiền cho biết, điều quan trọng là phải đưa ra dữ liệu bằng cách đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt. “Một số vấn đề đơn giản đến mức chỉ một đến hai câu hỏi là đủ để nhận ra nguyên nhân cốt lõi. Tuy nhiên, có những vấn đề cần phải đặt ra hàng loạt câu hỏi để đào sâu hơn và thấy được bức tranh toàn cảnh”.

Một công cụ hữu ích khác trong Six Sigma là CTQ (sơ đồ cây chất lượng). “Bạn cần biết điều gì quan trọng đối với khách hàng của mình để đề xuất cải tiến sau đó. Đặt ra những mục tiêu cụ thể và thực tế sẽ giúp bạn vươn đến thành công”.

Đến ứng dụng trong công việc và cuộc sống

Six Sigma không phải là một khái niệm hoàn toàn mới, như lời chia sẻ của chị Nguyễn Thị Minh Giang, Đồng sáng lập và cộng sự Lãnh đạo và Văn hóa của Công ty Newing. “Tôi không biết mình đang áp dụng Six Sigma cho đến khi nhận ra rằng tất cả đều bắt đầu từ ‘tư duy’ và ‘các ứng xử mới’ để cải thiện bản thân và cuộc sống mỗi ngày”.

Theo nhà tư vấn nhân sự nổi tiếng này, thách thức lớn nhất mà các lãnh đạo doanh nghiệp phải đối mặt thường liên quan đến con người và việc hợp tác.

“Ví dụ, ban đầu khi mới ra đời, công ty gồm những người sáng lập có những ý tưởng đột phá và các thành viên tài giỏi. Nhân viên có vẻ hợp tác, sẵn sàng hỗ trợ và thân thiện”, chị Giang cho biết.

“Tiếp theo, khi có chuyện xảy ra, điển hình là khủng hoảng, họ dễ mất kiểm soát cảm xúc và không lắng nghe lẫn nhau. Thay vì cải tiến liên tục (như một phần của khái niệm Six Sigma), họ có xu hướng cố gắng liên tục chứng minh rằng họ đúng”.

Chị Nguyễn Thị Minh Giang, đồng sáng lập và cộng sự Lãnh đạo và Văn hóa của Công ty Newing, chia sẻ trong buổi gặp gỡ của cựu sinh viên RMIT.

Cảm xúc cũng là một từ khóa mà chuyên gia tư vấn tâm lý trẻ em và cha mẹ, chị Nguyễn Tú Anh thường nhắc đến trong câu chuyện của mình.

“Cảm xúc là nguyên nhân gốc rễ của hầu hết các vấn đề trong mối quan hệ giữa cha mẹ và con cái, cũng như các vấn đề về hành vi của trẻ.

“Trẻ em rất chân thật trong cảm xúc. Hành vi ứng xử của các con là cách biểu hiện cảm xúc, điều mà chúng ta thường không thừa nhận”.

Chị Tú Anh bổ sung: “Thừa nhận cảm xúc không chỉ áp dụng đối với con cái của bạn mà với bất kỳ ai”.

Chị Giang, đồng sáng lập Newing, đồng tình với ý trên: “Bằng cách thừa nhận cảm xúc, chúng ta có thể gửi cho người đối diện thông điệp rằng họ đang được lắng nghe”.

Vậy, đâu là cách hiệu quả để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề?

Như chị Nguyễn Thị Ái Hiền, chuyên gia Green Belt về Six Sigma, đã đề cập – dùng 5-Whys phân tích dữ liệu là một phương pháp cực kỳ hiệu quả.

Chị Tú Anh, cựu sinh viên ngành Thương mại RMIT Việt Nam, chia sẻ: “Khi làm việc với khách hàng là các bậc phụ huynh đang nói về vấn đề của con cái họ, tôi thường đặt ra các câu hỏi như: Tuổi thơ của anh chị thế nào? Anh chị đã lớn lên như thế nào? Hãy cho tôi biết điều gì đó về mối quan hệ giữa anh chị và cha mẹ mình? Họ không bao giờ nghĩ rằng tôi sẽ hỏi những điều đó.”

Chị Nguyễn Tú Anh, chuyên gia tư vấn tâm lý trẻ em và cha mẹ, giao lưu cùng các cựu sinh viên.

“Tôi sử dụng dữ liệu bằng việc hỏi phụ huynh để thu thập thông tin. 5-Whys là cách tôi làm để đặt câu hỏi nhằm xác định những điều sâu thẳm bên trong mỗi vấn đề trước khi có thể đưa ra giải pháp”, chị Tú Anh nói.

“Thông thường, vấn đề không nằm ở đứa trẻ mà là từ điều xảy ra với đứa trẻ ấy hay từ những gì diễn ra quanh bé”.

Chị Tú Anh cũng đề xuất các bậc phụ huynh hãy tận hưởng hành trình làm cha mẹ.

“Nuôi dạy con cái là một quá trình, không phải là kết quả. Chúng ta có xu hướng tập trung vào kết quả nhưng điều các con muốn tận hưởng là quá trình ở bên chúng ta”.

Đây cũng là lời khuyên nghề nghiệp của chị Giang: “Coi trọng sự tiến bộ và ăn mừng từng chiến thắng nhỏ”.

Author: Kieu Trinh