Trong công việc, bên cạnh những kỹ năng chuyên môn thì giao tiếp hiệu quả là một công cụ vô cùng cần thiết giúp bạn làm việc năng suất hơn, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Yếu tố này ảnh hưởng khá nhiều đến chất lượng cũng như tinh thần làm việc của từng cá nhân và cả tập thể.

Dưới đây là 5 bí quyết giao tiếp hiệu quả khi làm việc từ xa, hãy cùng tham khảo nhé.

Sử dụng đa dạng các hình thức

Email không phải là kênh giao tiếp duy nhất để bạn và đồng nghiệp có thể liên lạc khi làm việc từ xa. Theo chia sẻ của các chuyên gia nhân sự của công ty tuyển dụng và việc làm CareerLink thì để đảm bảo xây dựng môi trường giao tiếp hiệu quả, đội nhóm cần thống nhất đa dạng các hình thức. Đối với những thông báo trang trọng và mang tính tập thể, bạn có thể sử dụng email để gửi. Thế nhưng trong những trường hợp cần trao đổi thông tin liên tục và nhanh chóng, những nền tảng tin nhắn trực tuyến sẽ phù hợp hơn.

Một bí quyết giúp bạn trao đổi hiệu quả đó là thực hiện các cuộc gọi video. Việc gặp gỡ đồng nghiệp qua màn hình sẽ mang lại cảm giác tương tác thú vị hơn, tạo ra những năng lượng tích cực hơn.

Chủ động và tích cực khi giao tiếp

Thiếu tương tác trực tiếp dễ làm mỗi người trong chúng ta gặp khó khăn khi tham gia các cuộc thảo luận, trò chuyện. Tâm lý ngần ngại và bị động sẽ ảnh hưởng rất nhiều khi bạn không cảm giác được có ai lắng nghe mình hay không. Bí quyết lúc này đó là hãy là người lên tiếng trước khi tham gia thảo luận, đừng ngần ngại phát biểu ý kiến như thể đang có một cuộc họp trực tiếp quen thuộc.

Chỉ cần có một vài nguồn năng lượng chủ động và tích cực như vậy sẽ nhanh chóng tạo ra không khí sôi nổi giữa các thành viên. Đặc biệt là đối với những công việc trong lĩnh vực sáng tạo thì điều này càng quan trọng hơn khi phần lớn các ý tưởng nổi bật đều xuất hiện khi được bàn luận cởi mở.

Chuẩn bị trước nội dung cụ thể

Quá trình làm việc từ xa luôn đòi hỏi khả năng giao tiếp và truyền đạt hiệu quả khi thảo luận theo nhóm và giữa từng cá nhân với nhau. Để có được điều này bạn cần tối ưu hóa chất lượng các cuộc trao đổi bằng cách chuẩn bị chi tiết nội dung sẽ trình bày.

Điều này giúp bạn nắm bắt cơ hội để chia sẻ về những thắc mắc hay nội dung quan trọng, tránh trường hợp khi đội nhóm cần đóng góp thì lại chưa kịp chuẩn bị. Bên cạnh đó việc viết ra sẵn những nội dung trước mỗi cuộc họp sẽ giúp tiết kiệm thời gian của tất cả mọi người, giúp cô đọng thông tin và nâng cao chất lượng buổi làm việc hơn.

Không tham gia quá nhiều cuộc trò chuyện cùng lúc

Sử dụng nhiều nền tảng giao tiếp sẽ dễ dẫn đến thói quen đa nhiệm khi làm việc từ xa. Điều này không hoàn toàn sai, nhưng để đảm bảo kết quả giao tiếp tốt nhất, bạn cần tránh tham gia quá nhiều cuộc trò chuyện cùng lúc. Việc cùng lúc vừa phải lắng nghe âm thanh từ cuộc gọi thoại, đọc tin nhắn văn bản cũng như phải phản hồi lại sẽ phức tạp và dễ mắc sai lầm.

Lượng thông tin được xử lý không triệt để, chậm trễ trong tương tác và phản hồi là những hệ lụy ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc. Vì vậy bạn cần linh hoạt sắp xếp các cuộc họp, thảo luận ở các thời điểm khác nhau để đảm bảo tập trung, có đủ không gian và thời gian xử lý công việc một cách hiệu quả.

Luôn trong trạng thái sẵn sàng

Làm việc từ xa không chỉ cần tinh thần làm việc nhóm tốt mà bạn còn phải có khả năng làm việc độc lập. Vì vậy những cuộc họp bất ngờ phát sinh có thể sẽ là nhân tố làm bạn bị ngắt quãng và mất tập trung. Thế nhưng đây là một phần của công việc, và bạn cần chuẩn bị trạng thái sẵn sàng trong những thời điểm như vậy.

Để giao tiếp hiệu quả, hãy thống nhất cùng với đội nhóm những mốc thời gian cố định để tất cả thành viên cùng tham gia họp, lúc đó bạn sẽ chủ động hơn khi làm việc độc lập. Luôn để âm thanh báo ở chế độ đủ nghe thấy, lúc này bạn sẽ không bị bỏ lỡ khi có cuộc họp khẩn cấp và ngay lập tức tham gia để thể hiện thái độ làm việc chuyên nghiệp.

Author: Bui Nhi